שלושה היבטים מרכזיים בניהול ישיבה אפקטיבית

 

ישיבה מוגדרת כאירוע שבו לפחות שני משתתפים מתכנסים לדון בנושא אחד או יותר שנקבע מבעוד מועד. ניהול ישיבה מסורתית מסתכם לרוב במפגש פנים מול פנים תוך ציון מאפיינים בולטים של מיקום,עיתוי משך וזימון משתתפים, למשל דיון קבוע בחדר ישיבות של מנהל צוות לגבי יעדי מכירה הכולל את אנשי המכירות ומזכירת המחלקה בכל יום חמישי למשך שעה וחצי בין השעות 16:00-17:30. כיום מתקיימות ישיבות רבות גם בצורה מכוונת עקב מיקומים גיאוגרפים שונים של המשתתתפים ומתוך רצון לחסוך בעלויות הישיבה.

ע"מ למנוע בזבוז זמן ובזבוז של זמינות משאבים יש למזער את כמות הישיבות וכמות המשתתפים. אולם השאלה הראשונה שמנהל ישיבה חייב לשאול את עצמו - האם הישיבה בכלל נחוצה?

לפני החלטה על קיום דיון, על מנהל הישיבה לענות ל-4 שאלות מקדימות: מהי מטרת הישיבה שזימנתי אליה? מהם הנושאים החשובים שעל הפרק? מהי התרומה של כל משתתף לישיבה ? מה אני צריך להכין לישיבה?

אם החלטת כי הישיבה אינה נחוצה, מומלץ לקבל החלטה ללא התייעצות ובמידת הצורך לעדכן משתתפים רלוונטים בדוא"ל. אחרת יש לקיים ישיבה אפקטיבית ע"פ השלבים הבאים: הכנה ותכנון, ניהול הישיבה, מעקב ובקרה.

 

שלב א' - הכנה ותכנון : ( 6 קריטריונים )

  1. הגדרת מטרה ותוצרים : מה אתה רוצה להשיג בתום הישיבה ( יש לציין בנפרד תרומה מצופה מכל משתתף )

  2. הגדרת סוג הישיבה : בחירת כותרת רלוונטית ( איסוף מידע, מעקב ובקרה, תחקיר אירוע, רעיון חדש וכו" )

  3. הגדרת נושאים : נושאים הנגזרים מתוצרי הישיבה( יש להקפיד על סדר הגזירה : תוצרים ונושאים )

  4. הקצאת זמן : תעדוף לפי חשיבות ( סדר הנושאים והזמן המוקצב לכל נושא ייקבעו ע"פ חשיבות ודחיפות )

  5. קביעת רשימת משתתפים: את מי להזמין ואת מי לא להזמין ( רק משתתף קריטי – תורם ומתרים )

  6. הוצאת זימון : מטרת הישיבה והגדרת דרישות מכל אחד מהמשתתפים ( דרישות ברורות עם מרכיב כמותי )

שלב ב' – ניהול הישיבה : ( 4 קריטריונים )

  1. נהלי סדר: כמנהל הישיבה הינך פותח את הדיון לרבות סקירה קצרה. מחליט לערוך סבב בין המשתתפים , בו כל אחד יביע את דעתו ובסיום הינך "נועל" את הישיבה, תוף ציון תרומה מצופה וברורה מכל אחד מהמשתתפים.

  2. נהלי משמעת: כמנהל ישיבה עליך להיות אסרטיבי, קטע ומקד משתתפים אם הם מאריכים מדי בדבריהם, והקפד להבהיר וליישם כי אין להיכנס לדבריו של משתתף ולהפריע לו.

  3. ניהול פרוטוקול : כמנהל הישיבה עליך למנות משתתף אחראי על תיעוד ורישום הרעיונות שהועלו.

  4. ניהול זמן: במהלך הישיבה יש לוודא שהדיון מתחיל, מתנהל ומסתיים בהתאם לזמן שקבעת לו.

שלב ג' : מעקב ובקרה : ( 3 קריטריונים )

  1. תכולת הפרוטוקול: הפצת פרוטוקול תכלול את הנושאים שעלו בדיון, אחריות ביצוע של המשתתפים לכל אחת מהמטלות בצירוף משאבים נדרשים ותאריך מצופה לסיום.

  2. הפצת הפרוטוקול:  מומלץ לשלוח פרוטוקול עד 24 שעות מהמועד שבו התקיימה הישיבה.

  3. יישום הפרוטוקול: מומלץ לבצע מעקב תדיר אחרי יישום וביצוע ההחלטות בנקודות זמן שונות במהלך ביצוע המטלות ולא רק בסופו.

עשרת הדיברות של דיון אפקטיבי:

Please reload

שלושה היבטים מרכזיים בניהול ישיבה אפקטיבית

1/6
Please reload

© 2016 כל הזכויות שמורות לבר-עם ייעוץ עסקי בגישה הנדסית בע"מ